Правила использования электронных подписей в российских компаниях меняются. В 2024 году перестают действовать квалифицированные ЭЦП на сотрудников. Вместе с экспертами компании «Такском» разберемся, что это значит для бизнеса и какие меры нужно принять уже сейчас.
Подписи сотрудников организации: на что обратить внимание в 2024 году
Зачем сотрудникам электронная подпись
Полный переход на электронный документооборот — один из государственных приоритетов России. Сдача отчетности в бумажном виде — уже анахронизм, а в будущем она может быть вообще отменена. Поэтому любому работнику, который имеет дело с отчетами, необходима электронная подпись (ЭП). Она служит цифровым аналогом рукописной подписи и может быть использована для заверения документов.
При этом передавать свою электронную подпись другому лицу законом категорически запрещено, в том числе от руководителя подчиненным. ЭП первого лица выдается в единственном экземпляре и является некопируемой. Важно понимать, что недобросовестный работник при помощи электронной подписи другого сотрудника может списать со счета средства или исказить отчетность, не оставив своих следов в документах.
Изменения в законодательстве об электронной подписи
Новые правила получения и использования электронных подписей для сотрудников организаций в России были введены еще в 2023 году. Изначально планировалось, что они сразу же вступят в силу, но в итоге переход решили сделать более плавным: квалифицированные сертификаты для сотрудников выдавать перестали, а ранее выданные по старым правилам ЭП продолжают действовать до окончания их срока действия, но не позднее 31 августа 2024 года включительно. Эти изменения призваны обеспечить более плавный переход к новым правилам и учесть сложности, с которыми могли столкнуться компании во время внедрения новых технологий и процедур.
Команда «Такском»:
Изначально планировалось отказаться от сертификатов сотрудников 1 сентября 2023 года, но из-за возникшей социальной напряженности пришлось внедрять нововведения поэтапно. В 2023 году перестали выпускать сертификаты на сотрудников организаций, а 2024-м планируется исключить их использование. К этим изменениям важно вовремя подготовиться.
Что ждет КЭП в 2024 году
Согласно новым правилам, которые вступят в силу уже 1 сентября, сотрудники государственных и коммерческих организаций должны использовать электронные подписи, выпущенные на них как на физлицо. А право подписывать документы от лица компании они будут получать по МЧД — машиночитаемой доверенности. Оформить все эти «ключи» можно заранее, до 1 сентября, даже если раньше вы не пользовались электронными подписями.
Главное отличие такой подписи от ЭП юрлица заключается в том, что в последней содержится информация об организации. КЭП даст сотруднику возможность не только работать с внутренней документаций, но и отправлять электронную отчетность в контролирующие органы. Подделать такую подпись практически невозможно.
Если ЭП старого стандарта (с данными ЮЛ в ЭП сотрудника организации) получена до 31 августа 2023 года включительно, то пользоваться ею еще можно. Но с 1 сентября 2024 года для заверения документов любому сотруднику, кроме руководителя, потребуется квалифицированная электронная подпись физлица (без данных о ЮЛ в сертификате) и МЧД, которая дает право подписывать документы от имени компании.
Команда «Такском»:
С 01.09.2024 года мы ожидаем полный переход на работу с МЧД при работе с ЭП физических лиц. Собственную электронную подпись глава организации или ИП может получить в ФНС или в ее Доверенных удостоверяющих центрах, а также в любом территориальном органе Федерального казначейства или в Центробанке. А вот сотрудники могут получить свою ЭП в любом аккредитованном УЦ, но использовать для юридически значимого документооборота смогут только в связке с МЧД, которую им оформит первое лицо организации.
Где получить ЭП на сотрудника
С 01.09.2023 получить ЭП на сотрудника невозможно, вместо нее может быть выдана ЭП ФЛ. Физическому лицу получить электронную подпись гораздо проще, чем руководителю компании или ИП. Это можно сделать в любом удостоверяющем центре, имеющем аккредитацию Минцифры. Для оформления потребуются паспорт, номер СНИЛС и личный ИНН.
Как оформить МЧД на сотрудников
Чтобы оформить МЧД на сотрудника, использующего электронную подпись физического лица, потребуется прежде всего КЭП главы организации, директора или индивидуального предпринимателя.
При любых нововведениях неизбежно возникают сложности. При переходе на новый тип электронных подписей проблемы могут быть связаны с МЧД. К сожалению, оформить одну универсальную доверенность на весь штат не получится. В зависимости от места ее применения могут потребоваться различные форматы документа. А способы оформления полномочий в доверенности могут оказаться взаимоисключающими.
Алгоритм действий для оформления МЧД:
- Определить, где именно сотрудник будет применять свою ЭП.
- Для каждого места применения ЭП выяснить требования к формату, способу внесения полномочий и самим полномочиям.
- Оформить МЧД для каждого места использования ЭП. Если формат и способ внесения полномочий у нескольких мест совпадают, для них достаточно оформить одну МЧД.
Команда «Такском»:
Нюансы зависят от конкретного формата. Общие рекомендации такие: при заполнении сведений о доверителе для российских организаций всегда указывается КПП головной организации. Лицом, действующим без доверенности, всегда указывается физическое лицо — первое лицо организации или ИП, кроме ситуаций, когда организация является управляемой. А выбор представителя осуществляется в зависимости от ЭП, которую он планирует использовать: физлица, юрлица или ИП.
МЧД на сотрудников уже доступны на сайте ФНС. Создавать и отзывать доверенность можно через сервис на официальном сайте ведомства, но для этого необходимо специализированное ПО.
В формировании МЧД для работы с ФНС и СФР (ФСС, ПФР) поможет система «Онлайн-Спринтер». А создать и зарегистрировать доверенность для работы на электронных торговых площадках или для взаимодействия с ФОИВами можно через сервис «Такском» — Управление доверенностями.
Что нужно сделать руководителям организаций до 1 сентября
Руководителям организаций необходимо:
- Получить собственную КЭП.
- Определить, каким сотрудникам будет нужна ЭП для работы.
- Выяснить требования к формату МЧД, способу внесения полномочий и самим полномочиям.
- Оформить ЭП физлиц для сотрудников, которые будут заверять документы.
- Сделать для сотрудников МЧД нужного формата в соответствии с их полномочиями.
- Загрузить МЧД в сервис электронного документооборота.
Оформить все это можно самостоятельно или, во избежание ошибок, с помощью специалистов. Заняться этим стоит уже сейчас, чтобы к вступлению в силу новых правил у вас были на руках все необходимые документы.
В «Такском» электронная подпись ФЛ для сотрудника и веб-сервис «Онлайн-Спринтер» с поддержкой МЧД для сдачи электронной отчётности входят в единый тариф. Переходите в «Такском» до 29 февраля и получите скидку до 70%.
Реклама taxcom LdtCKgqbr
